BC3 - Base de Conhecimentos do 3º Juizado Especial de Maringá

Instruções para minutar despachos ou decisões

Primeiramente, é necessário explicar as premissas desse item. Não adianta você querer aprender a minutar despachos se não sabe o que é minuta, conclusão ou o que é despacho.

O que é “minuta”?

É uma proposta de despacho, decisão ou sentença. É a redação preliminar de um ato oficial. Uma espécie de rascunho. Se assinada pelo magistrado, torna-se um despacho, decisão ou sentença.

Assim, acostume-se com o verbo “minutar”, porque ele é a função principal de todos os colaboradores do magistrado. Tanto estagiários como assessores “minutam” ordens judiciais (despacho, decisão e sentença), ofícios, etc.. Você vai ouvir e utilizar esse termo bastante daqui para frente.

O que é “conclusão”?

É o termo técnico para dizer que os autos estão com o magistrado, para análise. Assim, “fazer conclusão” é enviar o processo ao gabinete do juiz, para ser analisado. Dizer que “os autos estão conclusos” significa que eles no gabinete do juiz. Ordenar “venham conclusos para sentença” significa determinar à Secretaria que, após a prática de uma diligência, o feito (o processo) deve voltar ao gabinete para ser sentenciado.

O que é “despachar”?

foco no objetivo

Despachar é dirigir o processo rumo ao seu objetivo. Imagine que o processo é um navio, e você é o piloto; sua função é conduzir o navio ao porto de destino.

Se o processo é de conhecimento, seu destino é uma sentença que diga qual das partes tem razão.

Se o processo é de execução, seu objetivo é tomar bens do devedor, vender num leilão e dar o dinheiro ao credor.

Todo despacho tem de ser uma tentativa de fazer o processo ir em direção ao seu objetivo.

O jeito errado de despachar é fazê-lo com “foco na petição”: pensar o despacho como sendo uma resposta à última petição que foi juntada.

O jeito certo é despachar com “foco no fluxograma”. Cada processo segue um fluxo pré-determinado: vai passando de uma etapa para a seguinte, até chegar à etapa final. O despacho tem de fazer o processo se movimentar da etapa onde está para a próxima do fluxo. Um despacho que não faz isso está incompleto ou errado.

Imagine, por exemplo, um fluxo resumido de um processo de conhecimento “ideal”:

Cada vez que você pega um processo de conhecimento para despachar, não basta (e nem adianta) simplesmente ler a última petição e tentar criar uma resposta para ela. É preciso, primeiro, descobrir em qual etapa do fluxo o processo está. E, em seguida, além de responder à petição, temos de tentar impulsionar o processo para a etapa seguinte. Se isso não for possível, temos de descobrir o porquê e ver que solução temos de dar para fazer o processo andar.

Enfim: não é para focar no problema da parte (no problema que o advogado te apresenta na petição). É para focar nos problemas do processo: por que este processo ainda não chegou ao fim? É isso que temos de resolver.

Cumpre ainda ressaltar: quando falamos “despachar” ou “minutar despachos”, estamos falando tanto de despachos como de decisões interlocutórias.

pense em quem vai ler

Em princípio, você fará minutas para outra pessoa conferir. Leia o seu texto com os olhos de quem vai corrigir: o seu despacho é auto-explicativo? Quem lê o despacho entende todos os fatos que foram relevantes para você decidir fazer aquilo? Se quem corrige tem de folhear o processo e procurar documentos e petições, para entender porque você escreveu aquilo, o despacho está incompleto.

Um despacho ideal é auto-explicativo. Quem o lê entende não só qual é a conclusão, mas quais foram as premissas que levaram à conclusão. Não basta o despacho dizer “o que” deve ser feito, tem de dizer “porque” isso deve ser feito.

Outra coisa: todas as peças do processo que influíram na sua decisão devem ser mencionadas no despacho, e com a identificação das sequências onde elas estão. Quem for corrigir tem de conseguir achar prontamente essas peças, sem ter de folhear o processo.

Exceção: nos casos em que você está utilizando um modelo. Ali, a ideia é se utilizar de uma redação mais genérica, que se adapte ao caso. Assim, nesses casos, não é preciso (exceto se o próprio modelo pedir) referenciar cada um dos requerimentos.

use os modelos

Haverá oportunidade, no futuro, para você mostrar sua criatividade. Por ora, concentre-se em conhecer os modelos que já temos prontos, e usá-los sempre que for o caso. Temos muito trabalho aqui. Não podemos ter retrabalho. Cada modelo já foi pensado, polido e aperfeiçoado. Representa horas de trabalho de alguém.

Se você faz um texto novo para resolver um caso que cabe no modelo, gasta horas à toa e desperdiça o tempo de quem fez o modelo. Isso não pode acontecer. Use os modelos, sempre que forem apropriados.

Caso você precise alterar alguma parte do modelo (para personalizá-lo para o caso em exame), ou incluir algum texto que você redigiu para complementar o modelo, redija em vermelho. Os argumentos que não foram copiados de modelo devem ir para correção escritos em tinta vermelha. Quem corrige não precisa conferir os textos pré-aprovados, e os modelos são textos pré-aprovados. Tudo que for texto novo tem de ser corrigido letra a letra e, por isso, você tem de destacar em vermelho.

Mas só ponha em vermelho o que for trecho novo, alteração relevante, capaz de mudar o sentido ou as consequências do despacho. Se o modelo pedia para você completá-lo com um determinado sequencial, esse sequencial vai ser escrito em preto : nao é informação “nova”, é exatamente o que quem escreveu o modelo esperava que você pusesse ali. Se o modelo dizia “o autor” e você alterou para “a autora”, não é necessário que essa alteração seja escrita em vermelho: isso não muda o sentido do despacho. Se o verbo estava conjugado no singular e o seu caso precisa de um verbo no plural, essa alteração não precisa ir em vermelho. Não há como fazer um rol taxativo do que é “novo” nesse caso. Na dúvida, ponha o texto em vermelho.

Método de trabalho para despachar

1. Cuidados a serem tomados antes de começar a estudar o processo/despachar:

a) Divisão de trabalho: Verifique quais são suas responsabilidades naquele dia. Nós utilizamos uma divisão de trabalho online. E você deve abri-la diariamente, porque as funções podem mudar. Um assessor irá informar o que significa cada um daqueles itens e autorizar o seu acesso ao documento.

Sobre os agrupadores, eles ficam aqui:

Demonstração de onde verificar o agrupador:

Há alguns agrupadores que que costumam ter processos mais simples, outros mais complexos. Nesse ponto, haverá mais instruções na próxima fase desse guia. Todavia, é importante, agora, que você saiba que não deve fazer aqueles que estão em um agrupador que contém o termo “lote” (como o “9.03 - lote, pedido de justiça gratuita em fase recursal”. Em geral, esses agrupadores começam como número 9.

b) Cadeado: Feche o cadeado do processo que vai estudar. Isso evita que duas pessoas estudem o mesmo processo. Se deixar o processo (porque desistiu de fazê-lo), abra de novo o cadeado.

Estamos falando sobre isso aqui:

Demonstração de processos com e sem cadeado

c) Atribuição:* Verifique se o processo é mesmo deste gabinete. Não interessa se está anotado nos dados do processo que a atribuição é nossa. Tem que conferir sempre. Se não sabe como conferir isso, veja o Roteiro de definição de atribuição entre gabinetes. Também confira se o processo é de responsabilidade do assessor que irá corrigir suas minutas daquele dia.

Há dois lugares onde você pode ver o número do sequencial:

Primeira maneira de ver o sequencial. No caso, o número que nos interessa é o “6”

Outra maneira de conferir o número do sequencial. No caso, o número que nos interessa é o 7. Mas, aqui, é importante ver se o processo não tem apensos.

d) Apensos:* Verifique se o processo tem apensos. Se tiver, veja o que está acontecendo no apenso, porque normalmente influencia no que você tem de fazer aqui. Veja se o apenso não está concluso também: se estiver, os despachos devem ser feitos e entregues simultaneamente, porque devem “combinar” um com o outro. Para saber se o processo tem um apenso, olhe aqui:

Demonstração de onde verificar se há processo em apenso

e) Lembretes:* Leia todos os lembretes antes de começar a estudar o processo. Podem mudar o rumo do que você vai fazer, ou economizar muitos minutos de estudo. Quando for inserir um lembrete, adicione ^^ no início do assunto.

Ex.:

Isso fica aqui:

Demonstração de onde estão os lembretes

2. Depois disso, a ideia é que você estude o processo. Nesse estudo tente descobrir:

a) conhecimento ou execução?

Descubra primeiro se o processo é (ou está na fase) de conhecimento ou execução.

Se na classe do processo consta execução, está fácil. Se não é execução, o mais provável é que esteja em fase de conhecimento. Para confirmar isso, tem de conferir se o processo já tem sentença/acórdão. Se tiver, é um ex-processo de conhecimento que agora está em fase de execução / cumprimento de sentença.

Uma dica prática: os modelos de despachos contêm anotação dos tipos de processo em que cada modelo pode ser usado. Veja qual foi o último modelo usado no processo. Talvez ajude.

b) qual foi a última fase?

Depois de descobrir se o processo é de execução (ou está em fase de execução) ou de conhecimento, é preciso descobrir em que fase está o processo. Às vezes, basta olhar o último despacho (embora normalmente não baste isso para saber o que despachar). Depois, tente situar aquele despacho no fluxograma daquele agrupador (isto é, tente descobrir em que fase do fluxo se situa aquele despacho).

Exemplo: se o processo veio concluso no agrupador “1.24. JUÍZO DE ADMISSIBILIDADE NEGATIVO”, pesquise na BC3 por “AGR1.24”; se existir um fluxo sobre ele, você o encontrará.

c) qual a próxima fase?

Descoberta a última fase do processo, resta examinar a petição ou petições pendentes; ou, se não houver petição depois do último despacho, as certidões da secretaria, para ver qual o leque de hipóteses que se abre ali: confira no fluxograma da fase quais são as hipóteses, veja na petição ou certidão qual das hipóteses está presente, e veja de novo no fluxograma qual o modelo de despacho que vem a seguir. Ler a Portaria nº 3/2019 também pode ajudar a compreender a razão pela qual o processo está concluso e qual o próximo passo.

Aqui, também é importante observar duas coisas.

A primeira é que os agrupadores com início 1 vem conclusos para despacho; com início 2, conclusos para decisão; com início 3, conclusos para sentença.

A segunda é que o fato de um processo ter vindo concluso para despacho não significa que, necessariamente, retornará da conclusão com um despacho. A conclusão é feita com base em uma expectativa do servidor sobre o que o magistrado fará com o processo. Também tem alguns efeitos administrativos que não vêm ao caso agora. Mas é possível que um processo concluso para despacho volte com sentença. E que um processo concluso para sentença volte com uma decisão ou um despacho. Ou seja, a forma como a conclusão é feito não é vinculativa.

3. Já estudei o processo. Como faço a minuta de despacho?

O colaborador que estiver te auxiliando colocará na sua pasta um arquivo do Word com a formatação a ser utilizada, onde fazemos as minutas de despachos e decisões (se ainda não recebeu, peça). No referido arquivo, você vai encontrar um espaço para por o número do processo que vai analisar, se é um despacho ou uma decisão e mais dois campos para serem preenchidos ("código" e "descrição"). É algo similar a isso aqui:

Modelo base para o colaborador escrever o número do processo, dizer se é despacho ou decisão (tipo), qual é o código (tipo de movimento) a se utilizar e inserir a descrição

A classificação (Despacho/decisão interlocutória/sentença + código) vai ser útil para quando você for lançar a minuta no Projudi. Classifique a minuta que inseriu da forma mais específica possível. Ela consiste em dizer que é um despacho ou decisão e, ainda, no campo “código”, inserir o tipo de movimento correto.

Só use as categorias genéricas (despacho mero expediente, decisão - concessão pedido, decisão - não concessão pedido) quando não houver uma classe mais diretamente relacionada com o conteúdo da sua minuta.

A maioria dos modelos trará em suas notas qual é a classificação a ser utilizada.

A descrição é como um resumo das ordens que constam na minuta. As descrições dos despachos não podem ser lacunosas nem genéricas. Têm de ser claras, detalhadas, específicas. Em vez de dizer "determina a intimação do executado" deveria dizer "determina a intimação do executado para indicar bens à penhora", ou "determina a intimação do executado para falar sobre seq. 209.2".

Na maioria dos modelos já consta a descrição a ser utilizada. Se não constar, redija seguindo essas diretrizes.

O objetivo da descrição completa é permitir saber, na página de movimentos do processo do Projudi, a que se refere o despacho, sem ter de abrir documento por documento. Mas é preciso escrever, ali, o fundamento do que se determinou. Apenas o que se determinou.

Assim, é correto dizer “defere inversão do ônus da prova, defere tutela provisória de urgência e determina citação”.

E incorreto descrever “defere inversão do ônus da prova porque se trata de relação de consumo, defere tutela provisória de urgência porque estão presentes os requisitos do art. xxx”.

Aqui, é importante fazer uma ressalva. Em alguns casos (ex.: m281 recebe recurso inominado. Então, só precisamos averiguar se é uma situação onde cabe utilizar determinado modelo.

Nesses casos, portanto, você não precisa preencher a classificação e descrição, porque não terá de fazer a pré-análise. Basta enumerar todos os processos que onde acredita que é o caso de utilizar o sistema de despacho em lote. E, no local onde você colocaria o texto do modelo, escrever seu número. Fica assim:

Demonstração de como devem ser minutados os processos que são despachados em lote

Por fim, lá na penúltima imagem, veja que há dois símbolos no lado inferior direito. O primeiro símbolo se refere ao colaborador que fez a minuta. O segundo, ao que corrigiu (se houver).

4. Terminei a(s)* minuta(s). O que faço agora?

Salve o arquivo do word no formato “doc”, nunca “docx”, nomeando-o da seguinte forma: anomêsdia nome despachos. ex.: 20180328 alessandra despachos. (Sim, aqui é uma exceção para o uso de zero à esquerda).

Guarde uma cópia com você (isso é muito importante, porque, infelizmente, acidentes acontecem) e coloque outra cópia na pasta do colaborador que fará a sua correção.

No próximo dia útil, o colaborar devolverá a você a minuta corrigida.

Aqui, é importante anotar algumas coisas.

A primeira delas é que utilizar a ferramenta “controlar alterações” (na aba Revisão) do Word. Isso significa que todas as alterações feitas por quem corrigiu suas minutas ficarão marcadas pelo próprio sistema. Se elas não estiverem aparecendo, basta clicar em “revisão” e, então, substituir “marcação simples” (ao lado de “controlar alterações”) por “toda marcação”.

Mesmo que esteja mostrando o que foi excluído, se você copiar aquele trecho, a parcela deletada não será copiada.

O controle de alterações fica aqui:

Demonstração de onde fica o controle de alterações

A segunda é que, para coisas simples, basta o “controlar alterações”. Para coisas mais complexas ou que precisam de mais atenção, o colaboradora talvez deixe também um comentário (haverá uma caixa de diálogo do lado direito do texto, com anotações sobre o porquê houve uma alteração naquele trecho do texto ou devolvendo o processo pra reanálise). Esses comentários são valiosos e fazem parte do seu processo de aprendizado. Ainda, são a evidência de um desacerto. Dedique-se a não repeti-lo. A correção, portanto, voltará similar a isso:

Na flecha vermelha, o comentário; na flecha azul, onde editá-lo; ainda, o texto em vermelho significa que houve uma alteração com a ferramenta “controlar alterações” ligada.

A terceira é que, por vezes, a explicação no comentário ou por meio da ferramenta “controlar alterações” ainda pode deixar o estagiário em dúvida sobre o porquê de alguma correção. Nesse caso, na hora da dúvida, pergunte a quem realizou a correção, peça mais explicações. Não há como avançar no seu aprendizado se você não entendeu o que está errado. Ainda, o corretor pode ter cometido um erro na correção ou não ter observado algum detalhe do processo. Essa é a hora de conversar sobre o caso.

O quarto item é que errar é natural, especialmente no começo. É muito frequente que os arquivos voltem cheios de alterações e comentários. O que é importante é que esse cenário mude com o tempo, especialmente em relação a agrupadores que você já minutou mais vezes. É essa mudança que demonstra que o aprendizado está acontecendo.

5. Para o lançamento do arquivo como pré-análise:

Devolvida a correção, é hora de lançar as minutas no Projudi. Aqui, elas se transformam de “minutas” em pré-análises. É um termo utilizado pelo sistema Projudi para significar “uma minuta que foi inserida no sistema” (o que não significa que deixa de ser uma minuta).

ATENÇÃO, porque os erros nesse assunto são frequentíssimos:

Se for uma minuta de sentença, NUNCA pode constar na linha “tipo” apenas a palavra Sentença. Se minutou sentença, tem que preencher a primeira linha das classificações. Tem que constar ali “sentença - procedência”, ou “sentença - improcedência”, ou “sentença - homologação”, etc.. “Sentença”, simplesmente, está errado.

Essa linha apontada pela seta é a que não pode conter apenas sentença:

Já para os despachos, a regra é exatamente o contrário. Utilizamos apenas o tipo Despacho e o tipo Decisão. Assim, por exemplo, nesse gabinete, não utilizamos o tipo “decisão - pedido de urgência”.

Reiteramos que esse erro é muito frequente. Portanto, leia isso aqui novamente com atenção antes de pré-analisar conclusões nas primeiras semanas.

Por fim, nesse item, se a minuta que você fez era do tipo que é despachado em lote, você não precisa fazer a pré-análise, e sim trocá-la de agrupador. Para isso, na lista de processos conclusos, você vai clicar em “alterar”. Então, vai substituir o agrupador onde o processo está pelo agrupador adequado (ele estará descrito no modelo que você está utilizando).

6. Comentários direcionados ao juiz na pré-análise:

Caso necessário, acrescente na primeira linha do texto* da sua pré-análise, em letra BEM destacada, de preferência vermelha com grifo em amarelo, os comentários, dúvidas ou informações relevantes acerca da solução que propôs. Se percebeu algo estranho no processo, ou se acha que ele precisa de um estudo mais aprofundado, ou se optou por uma solução que pode ser objeto de controvérsia, escreva isso no comentário. Pré-analises sem comentários são corrigidas e tratadas como casos de rotina, sem complexidade. Se o caso que você estudou não é de rotina, ou é complexo, avise.

Fica mais ou menos assim:

Demonstração de comentário quando ele for essencial

Então, altere o agrupador do processo para “9.00 conclusões pré-analisadas para revisar”. Esse agrupador serve para todos os processos em que há um bilhete para o magistrado.

7. Anote tudo:

Processos que precisaram de maior análise, são mais complexos ou onde já há parte da solução elaborada deveriam ter essas questões descritas no lembrete (com o ^^, conforme explicamos lá atrás). Ali, você deve anotar tudo que viu de relevante no processo, durante o seu trabalho. E também anote os passos futuros que imaginou para caso. Também, se já havia redigido parte da minuta mas não pode usá-la porque ficou faltando alguma diligência; ou se encontrou um trecho de doutrina ou jurisprudência que possa auxiliar na resolução do caso.

Essas anotações são vitais, porque se você guardar só para si as ideias que teve e as informações que coletou no estudo do processo, a próxima pessoa que for trabalhar no caso vai ter que estudar tudo de novo.

8.Sugestões:

As questões acima fazem parte da rotina de trabalho. Todavia, há também, aqui Sugestões para agilizar o trabalho, um material criado por um servidor sobre algumas práticas que podem facilitar seu trabalho. A leitura é facultativa, mas recomendada.

> Se você está acompanhando o “Guia para novos colaboradores”, o próximo item é: Sugestões para agilizar o trabalho

> Para voltar ao início: Guia para novos colaboradores

xxxguianovos xxxenciclo

criação: 18 de setembro de 2019 alms;

alterações: prpc, em 22 de abril de 2020 17:10;

versão 1.53 (28/5/2021 13:55)