parent nodes: Instruções para minutar despachos ou decisões
BC3 - Base de Conhecimentos do 3º Juizado Especial de Maringá
Sugestões para agilizar o trabalho
Essa nota faz parte do Guia para novos colaboradores
Introdução
Em primeiro lugar, se hoje for seu primeiro dia, você, com certeza absoluta, não vai conseguir memorizar tudo o que está nesse arquivo. São questões muito específicas. Além disso, alguma delas envolverão você já estar lançando minutas e fazendo a parte principal. Assim, talvez valha a pena fazer uma leitura das primeiras partes e, em relação à parcela mais específica, realizar uma leitura superficial.
Assim, faça uma anotação mental para voltar nesse arquivo depois de alguns dias trabalhando. As sugestões farão mais sentido.
Ainda, é importante ressaltar que esse é um material com sugestões. Com o tempo, você vai desenvolver seus próprios métodos. Talvez retire algumas ideias daqui mas outras não. Nada do que está aqui é, de qualquer forma, obrigatório.
Estabelecida essa premissa, nos Juizados Especiais, como você já percebeu ou perceberá, a maior dificuldade está na quantidade dos processos. Não está na dificuldade de resolver cada um deles.
Assim, algumas técnicas (absolutamente empíricas) podem ajudar a aumentar seu rendimento.
Tentei separá-las por tópicos.
Escolha do que fazer
Dentro das suas atividades diárias, existirão coisas mais fáceis e repetitivas; e coisas mais difíceis e que exigem atenção.
Sobre esse ponto, são dois os conselhos:
- 1) nunca deixar acumular coisas chatas; e,
- 2) resolva o que é difícil logo no começo do dia.
Esses itens se complementam.
Primeiro: sim, existem coisas chatas e coisas legais de fazer. E essa avaliação é extremamente subjetiva. O que é importante é que, ao final do dia, tanto as coisas legais como as chatas estejam feitas. A intenção aqui é apenas mostrar uma forma de chegar a esse resultado.
Para isso, organize seu dia de maneira que suas atividades mais difíceis e/ou chatas fiquem no começo; e as fáceis e repetitivas no final.
No começo, faça tudo que precisar de difícil ou chato. Só então passe para as atividades mais repetitivas e fáceis. Quanto mais mecânica a atividade, mais para o final do dia ela deve ficar.
Ainda, se na parte final do final do dia, aparecer algo mais complicado de resolver, esse algo não for urgente e você já estiver cansado, se for possível, deixe para resolver a questão no início do outro dia. Mas, veja só: resolva logo no início do outro dia, sem postergar mais uma vez. Assim, as dificuldades não se acumulam.
Se você for fazendo um estoque de coisas chatas ou difíceis para analisar:
há mais chance de alguém reclamar da demora e você ser obrigado a analisar algo difícil com urgência;
o problema vai se agravando porque vai chegar um dia onde você vai precisar parar todas as outras atividades só para resolver enroscos;
quanto mais enroscos, menos você vai querer tirar um dia para resolvê-los (acredite, vai ser um dia ou semana bem chato na sua vida);
quanto mais a decisão demora, mais bravas ficam as partes; e,
quanto mais bravas as partes, maior a chance de se revoltarem se a minuta for uma determinação para retificação de algo ou juntada de um documento (e não uma decisão final sobre a questão).
Assim, em geral, organize seu dia com coisas urgentes, depois coisas complexas ou chatas, depois coisas fáceis ou repetitivas.
Para enfrentar os processos enrolados, veja a próxima dica.
Processos enrolados
Em geral, as coisas chatas ou difíceis no Juizado são processos onde há questão que está sem decidir e há várias manifestações, pendências e documentos.
Se você tentar ler só a última manifestação, é provável que não consiga memorizar tudo de uma vez.
Aqui, a dica é relatar o processo. Pode ser tanto formalmente, para já deixar na minuta; como informalmente, só anotando em um papel ou em um documento eletrônico o que aconteceu em cada movimentação.
Na maioria das vezes, se você ler com atenção e relatar, aquele mar de petições vai se resolver e você vai compreender a questão central que está pendente de decisão. O que, de longe e sem análise, parece difícil, rapidamente fica esclarecido e simples.
No guia para novos colaboradores, há mais dicas sobre como saber a partir de qual manifestação você precisará ler.
Aqui, fica também um conselho acessório: processos se enrolam quando se tenta empurrar o problema com a barriga. Se há uma questão para decidir, o número de manifestações necessárias é o mínimo para se afirmar que houve efetivo contraditório e que não se negou a ninguém o direito de falar nos autos. Somente o suficiente e adequado e nada além disso.
Se todo mundo já falou e você continuar minutando intimações para as partes dizerem sobre a petição da outra, a situação só vai piorar e o processo vai tender ao infinito. Judiciário serve para resolver conflitos, não para eternizá-los.
Assim, antes de minutar a determinação de uma intimação para a parte adversa, pergunte-se se ela é necessária (ou seja, se haverá nulidade sem essa manifestação); e se já não é possível decidir com o que está nos autos (lembrando que não há prejuízo ao contraditório quando se decide em favor de alguém que não se manifestou ainda).
Uso do Projudi
Anoto que, a partir daqui serão algumas dicas meio específicas e muito pessoais. Mas de práticas que tiveram bons resultados durante os anos.
Para agilizar a análise, primeiro abra os processos conclusos, marque “todos os tipos” e escolha o agrupador que quer “limpar”.
Por que “todos os tipos”? Porque, de vez em quando, alguém pode ter cometido um deslize e um processo que era para despacho estar decisões, por exemplo. Se você usa só o “despachos” ou “decisões”, há chance de algum processo daquele agrupador ficar esquecido.
Por que escolher um agrupador? Bom, em geral, o serviço do Juizado está em dia ou com pouco atraso. Assim, compensa resolver as coisas por agrupador porque aí elas ficam temáticas. Você já abre o fluxograma correspondente e fica com os modelos em mão. A memória de curto prazo que você usa para resolver um processo já ajuda no outro.
A opção por fazer os mais antigos (independentemente de agrupador) fica reservada, em regra, para situações excepcionais onde há muitas conclusões sobrando e não se quer deixar nada muito velho aguardando minuta.
Ficará assim:
Imagem mostrando seleção dos processos e agrupador
Após, veja todos os processos que são do sequencial que você está analisando e coloque cadeado (muito importante!). Então, mantendo o botão “crtl” apertado, clique em cima de cada um dos números dos processos que marcou com o cadeado. Eles irão abrir em novas abas, uma do lado da outra. Vai ficar assim (primeiro as setas rosas, depois as verdes, então, olhe para o topo da imagem):
imagem mostrando a inserção de cadeados (rosa) e onde clicar enquanto aperta o botão “crtl”
Veja no topo da imagem que vários processos se abriram.
Agora, você vai entrar na primeira aba e analisar o primeiro processo.
Para fazer isso, também há um método fácil.
Dentro desse processo, clique no “+” de cada uma das movimentações que considerar importante ler. Feito isso, da movimentação mais antiga para a movimentação mais nova, aperte o botão “crtl” e clique em cima de cada um dos arquivos.
Para que serve isso? Para que os arquivos se abram em uma nova aba ao lado do seu processo e para que estejam organizados, da esquerda para a direita, na ordem em que apareceram no processo.
Outra sugestão é utilizar uma extensão (linkclump no Google Chrome, snap link no Mozilla Firefox) para abrir todos os links de uma vez com o botão direito do mouse. Mas aí eles ficarão na ordem inversa (da direita para a esquerda).
Vai ficar assim (primeiro as setas vermelhas, depois as setas verdes - enquanto pressiona “crtl” -, a seta rosa maior mostra a direção e as pequenas setas rosas no topo, como deveria ficar).
imagem mostrando como abrir os documentos importantes para análise
Agora, você já abriu tudo o que precisa para analisar o processo. Redija sua minuta no seu formulário de despachos.
Aqui, há alguns benefícios. Se você precisar falar com alguém ou tirar uma dúvida, deixe do jeito que está e passe para o processo do lado. Quando obtiver a resposta necessária, volte e minute. Se você, por alguma razão, não for minutar aquilo naquele dia, basta fechar a aba (e seu processo já estará com cadeado, esperando o próximo dia).
Quando acabar, se é necessária correção, basta fechar a aba do processo e dos documentos. Se não é necessária correção, basta clicar em pré-analisar, inserir a minuta. Ao final, na aba do processo, você será levado para os demais processos conclusos. Feche aquela aba, feche a aba dos documentos e passe para o próximo processo.
Aqui, outra dica: se quiser mexer muito mais rápido nas abas, vá para a próxima utilizando o atalho “crtl + tab” e feche a aba utilizando “crtl + f4”.
Quando você fechar a aba do último processo, vai restar apenas sua aba principal e você terá “zerado” aquele agrupador.
Esse método também é excelente para saber o quanto de serviço falta para fazer ou para definir uma meta (por exemplo, abrir x processos por vez e fazer um alongamento ou levantar e dar uma volta ao final daquela meta).
Por fim, uma questão importante: seu “login” está feito na sua aba principal. Ela é a aba que, na parte de cima, contém uma faixa cinza com os itens “início processos petições não analisadas audiências conclusões outros”. Se você fechar essa aba, não conseguirá mais abrir documentos nas outras abas. Se seu login “cair” (pelo decurso do tempo) nessa aba principal, também não conseguirá mais abrir documentos. Todavia, se você mantiver as demais abas do processo abertas e só fizer login novamente, escolhendo a mesma área de atuação, você não precisará reabrir todos os processos. Poderá continuar abrindo documentos normalmente.
Quanto a esse item todo, recomendo tentar passo-a-passo, com as instruções abertas ao lado. Com o tempo, você vai compreender a dinâmica.
Uma sugestão de como usar as duas telas
Presumindo que você está utilizando seu computador do TJPR, é quase certeza que você tem duas telas.
Aqui, faz-se uma recomendação baseada na experiência: se cada parte da sua tela estiver “reservada” para um “assunto”, você não vai ficar perdido em documentos espalhados procurando algo. Vai olhar diretamente para onde aquilo costuma estar.
A sugestão é manter uma tela na vertical e outra na horizontal.
Na tela na vertical, utilize o Projudi. As petições repetem o formato A4, de maneira que você pode abrir a petição toda em uma tela vertical, usando melhor o espaço da tela.
Ainda, em processos maiores, você tem acesso a um grande número de movimentações por vez.
Se for usar uma tela na vertical, lembre-se de, com alguma regularidade (semanalmente, por exemplo) alterná-la de lado. Sua coluna, costas e pescoço irão agradecer.
Na tela horizontal, em geral, manter aberta a BC3 e o seu arquivo de minutas.
Para colocá-los um do lado do outro, utilize as teclas “windows + seta” (aí uma seta para a direita, outra seta para a esquerda). Ele vai repartir os dois programas na mesma tela.
Não sabe qual é a tecla “windows”? É uma tecla que costumeiramente fica entre o “crtl” e o “alt”, do lado esquerdo, e tem uma janela (se for um teclado da marca Positivo, um rosto e um sinal de “like”).
Imagem mostrando como dividir a tela horizontal em dois
Quanto ao seu arquivo de minutas (Word), mantenha-o no modo “layout da web”. Assim, cabem mais informação naquele espaço.
Para colocá-lo no modo “layout da web”, há três opções. A primeira delas é apertar separadamente os botões “alt” “k” “w” (um de cada vez). A segunda é clicar em “exibir” na aba superior do Word e, do lado esquerdo superior, clicar em “layout da web”. A terceira é, na parte inferior direita, clicar em botão ao lado do zoom que parece um monte de linhas com um globo na frente. Estão marcados a seguir:
Imagem mostrando como utilizar o modo “layout da web”
Quando isso estiver feito, habitue-se a migrar entre um programa e outro utilizando o atalho “alt + tab”.
Dois arquivos
Atenção: essa dica vai ser mais útil para a assessoria e estagiários que minutam sem correção. Se não for seu caso, por enquanto, ignore.
É importante que as minutas que são feitas do zero sejam arquivadas (na pasta arqd de nossa pasta compartilhada) para que mantenhamos nosso banco de dados sempre atualizado. Ao mesmo tempo, não há razão para arquivar minutas muito simples (“int.-se a parte para se manifestar sobre a petição de seq. 56”) ou minutas que já estão nessa base de conhecimento. Manter tais minutas no seu arquivo só aumenta o tanto de palavras indexadas e atrapalha eventual pesquisa.
Uma boa solução para isso é a seguinte: tenha dois arquivos. O primeiro deles vai ter um nome oficial, nos termos em que consta no guia para novos colaboradores, e vai ser finalizado e arquivado com alguma periodicidade (seja diariamente, seja semanalmente, seja mensalmente, desde que não se esqueça de fazer isso). Nele, você irá escrever o número dos autos e colocar as minutas artesanais. Se o texto não consta na BC3 e daria trabalho escrever novamente, é porque deve constar no primeiro arquivo.
Ainda, tenha um segundo arquivo (com um nome, por exemplo, de “não registrar”). Ele é apenas um arquivo em branco do Word, com uma formatação adequada, onde você só vai escrevendo, minuta atrás de minuta, tudo o que é simples ou só precisa ser jogada ali para alguma edição.
Por exemplo, se você tem que unir em uma minuta dois modelos diferentes da base de conhecimento. Ou se tem que fazer minutas muito simples (“int.-se fulano para, no prazo de cinco dias, se manifestar sobre a petição de seq. 56”).
Esse arquivo pode ser o mesmo, sempre, pode ser deletado de tempos em tempos. É um irrelevante. Tanto faz. Só serve para o momento.
A imagem à frente mostrará ambos os arquivos um do lado do outro. Mas, em geral, no seu dia a dia, é melhor deixá-los abertos no mesmo “lado” da tela horizontal, um em cima do outro. Alterne eles conforme necessário (usando o atalho “alt+tab” de preferência).
Imagem mostrando ambos os arquivos de despacho
Veja que o arquivo da direita está uma confusão e só contém o “miolo” do despacho. Já o arquivo da esquerda está organizado.
Favoritos do navegador
Uma recomendação que costuma funcionar muito bem é utilizar a ferramenta de sítios eletrônicos favoritos do seu navegador, para que eles fiquem de fácil acesso.
Imagem mostrando os favoritos
Assim, suas páginas principais podem ser rapidamente acessadas.
No Mozilla Firefox, para tornar uma página um favorito, clique na estrela ao lado da barra de endereço:
Imagem mostrando a localização da ferramenta de favoritação
Então, você verá uma aba. Nela, onde consta a seta verde, coloque o nome que você quer que apareça em seus favoritos.
Use nomes pequenos, resumidos. Assim, você terá mais espaço na barra de favoritos.
Na seta azul (pasta), marque a “barra de favoritos”.
Então, basta clicar em “concluído” e o item já aparecerá na sua barra de favoritos, na parte superior de seu navegador.
Imagem mostrando como agir na barra de edição do favorito
Com os itens na barra, clicando e mantendo o botão do mouse pressionado, você pode movê-los para ficarem em uma ordem mais adequada.
Rapidez ao inserir pré-análises
(atenção: esse texto foi escrito quando não existia a minuta expressa. Assim, ainda funciona, mas somente para as minutas que não vão utilizar o sistema de minuta expressa).
Essa sugestão fica por último porque é a que mais ajuda, mas também a que mais dá trabalho para ficar “mecânica”. Ainda, é a mais específica de todos. Serve para ensinar a realizar uma pré-análise com pouco ou nenhum uso do mouse.
Independentemente de correção ou não, a regra é que se minuta no Word e, depois, transfere-se o conteúdo para uma pré-análise no Projudi.
Nesse ponto, ajudam muito os atalhos “tab” e “shift+tab”.
Copie o texto do despacho/decisão (“crtl+c”).
Na tela abaixo (após clicar em “pré-analisar”), assim que ela se abrir, ao invés de usar seu mouse, clique no botão “tab” várias vezes. Você vai ver que o navegador está pulando em cada um dos links e espaços disponíveis para preenchimento. Assim que chegar onde quer, basta escrever (ou, se, for um link, apertar “enter”).
Se você, sem querer, passar do ponto, use “shift + tab” para voltar para cima.
Então “tab” desce ou vai para a direita(se houver), o “shift+tab” sobe ou vai para a esquerda (se houver).
Imagem mostrando tela de pré-análise
No “tipo”, se você só digitar as primeiras letras do que quer (“desp” para “DESPACHO”), o sistema já o levará diretamente para aquele item. Caso contrário, use as setas para cima ou para baixo.
No “tipo movimento”, você também pode só escrever uma palavra principal (“mero” para “despacho de mero expediente”) ou o código, se souber (“11010” para “despacho de mero expediente”). Se aparecer uma opção só, basta clicar em “enter” e continuar usando o “tab” para chegar ao próximo local. Se aparecer mais de uma opção, use as setas para cima e para baixo e, então, “enter”.
Quando você chegar em em “digitar texto” e apertar “enter”, o sistema te levará para a edição da pré-análise. Você já será colocado direto no na parte do editor de texto.
Sem usar o mouse, pode usar a seta para baixo para chegar ao texto que quer editar. Então, selecione o texto.
Se você usa “crtl + shift + seta”, seleciona palavras inteiras; se você usa “crtl + shift + seta para baixo”, seleciona a linha inteira; se usa “shift + seta para baixo”, seleciona linhas inteiras.
Se você usa “crtl + seta para direita ou esquerda”, pula palavras inteiras; se usa “crtl + seta para cima ou para baixo”, pula parágrafos inteiros.
Com o atalho “crtl + v”, você pode colar o texto do Word que copiou.
A edição costuma requerer o mouse, se for necessária.
Quando acabar, se estiver dentro do editor da pré-análise, basta clicar em “tab” e será levado ao botão “continuar”. Clique em “enter”. Sem tocar o mouse, novamente, clique em “shift+tab” quatro vezes seguidas e estará no botão “salvar”. Clique em “enter”. Será levado de volta à tela da pré-análise. Se clicar novamente por quatro vezes seguidas em “shift+tab”, estará no botão “salvar e concluir”. Mais um “enter”.
Se seguiu essas instruções à risca, você provavelmente fez uma minuta inteira com o mínimo (ou nenhum) uso do mouse. Se você gastar dois ou três dias utilizando essa sequência de botões (será sofrido, sabemos), logo esse processo (exigido para cada uma das pré-análises) se tornará algo absolutamente mecânico e simples. Com alguma disciplina, economizará muito tempo no lançamento das pré-análises.
> Se você está acompanhando o “Guia para novos colaboradores”, o próximo item é: Catalisação e compartilhamento de aprendizagem.
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criação: prpc, em 28 de outubro de 2020.
alterações: prpc, em 30 de outubro de 2020;
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